ISO belgelendirme, bir işletmenin belirli uluslararası standartlara uygunluğunu belgeleyen bir onay sürecidir. ISO, Uluslararası Standartlar Organizasyonu'nun kısaltmasıdır ve bu organizasyon, dünya çapında kabul gören standartlar geliştirir. ISO belgelendirmesi, işletmelerin ürünlerinin ve hizmetlerinin kalitesini, güvenilirliğini ve etkinliğini artırmayı amaçlar.
ISO 9001:2015 Kalite yönetim sistemi olup çalışan sayısı fark etmeksizin herhangi bir firmanın, kurumun (kamu , özel ) yada organizasyonun belirli standartlar çerçevesinde, müşteri memnuniyetine odaklı, sürekli iyileştirme prensibine dayalı bir şekilde yönetilmesini sağlayan sistemin adıdır.
ISO 9001 ne işe yarar sorusu sürekli olarak sorulmaktadır. Bu soru genelde belgeyi talep edenler tarafından yöneltilir. Ancak bilinmelidir ki iyi kurulmuş bir kalite yönetim sistemindeki yararın gözle görülmesi belli bir süreci alacaktır. Kısa sürede sonuç beklenmemelidir. Çünkü ISO 9001 firmanın uzun vadede kurumsal bir yapıya sahip olacak yönetim altyapısını oluşturacaktır. Bunun sonucunda hizmet/üretim kalitesi belirli bir standarta oturarak müşteri memnuniyetinin sürekliliği sağlanacaktır. Bir diğer faydası ise üretim/hizmet süreçleri açık ifadelerle ortaya konulduğu için verimlilik ve etkinlik artacak bu da üretimdeki fire ve kayıp oranını indirgeyecektir. ISO 9001’in kısa vadede işe yaraması ise devlet ihalelerindeki şartnamede istenmesi, ulusal ve uluslararası ticarette birçok müşterinin kalite taahhüdü istemesiyle ortaya çıkmaktadır. ISO 9001:2015 belgesi ulusal ve uluslararası pazarlarda kalite taahhüdünü gösteren belgelerden biridir.
ISO 9001:2015 kalite yönetim sistem belgesi sektör ve çalışan sayısı fark etmeksizin bütün kamu kurum kuruluşları tarafından, özel sektör kurumları tarafından alınabilir. Üretim ve hizmet sektörü her ikisi de bu belgeyi alabilirler.
ISO 9001:2015 belgesini almak için ilk önce yasal şartların firma tarafından yerine getirilmesi gerekmektedir. Bu şartlardan en başında gereken belgeler; vergi levhası, oda kayıt belgesi, sicil gazetesi, imza beyanları olmalıdır. Yasal şartların yerine getirilmesi ISO 9001’de ilk maddedir. Bu şartları sağladıktan sonra firma ISO 9001:2015 standardı içinde geçen gereklilikleri yerine getirmelidir. Bu gereklilik genelde danışman bir firmadan yardım alınarak yapılır. Ancak kendi bünyesinde yönetim sistemleri uzmanı ve uzmanları bulundurun firma veya kurumlar danışmana ihtiyaç duymadan şartları sağlayabilirler.
ISO 9001:2015 alınması sistemin kurulmasına bağlı olarak süresi değişkenlik gösterebilir. Firma ISO 9001:2015 sistemini kurup uygulamaları yapılmalıdır. Sonrasında sistem için denetim yapılır. Denetim sonucunda çıkan minör veya majör hatalar varsa giderilir. Giderildikten sonra belge alınır. Genel olarak sistemin başlangıcından itibaren 2-3 aylık bir sürede ISO 9001:2015 belgesi alınabilir.
ISO 9001:2015 için akreditasyonun anlamı, yetkili bir kuruluşun, ISO 9001:2015 belgesi vermek için yeterli şartları sağlayan kurumlara yetki verilmesidir. Örnek olarak yetkili bir kuruluş olan Türk Akreditasyon Kurumu kısa adıyla Türkak, ISO 9001:2015 belgesini vermeye herhangi bir belgelendirme kuruluşuna yetki vermesidir. Böylece bu kuruluş Türkak’tan aldığı yetki ile Türkak akrediteli ISO 9001:2015 belgesi verebilir. Buna benzer şekilde firmalar diğer yabancı ülkelerin Akreditasyon kurumları tarafından belge vermek için yetki alabilirler. Örneğin Türkaktan ISO 9001:2015 belgesi için yetki alan firma aynı zamanda İngiltere Akreditasyon Kurumundan da (Ukas) yetki alabilir. Böylece hem Türkak Akrediteli hem de Ukas akrediteli ISO 9001:2015 belgesi verebilir. Belgelerin geçerliliği aynıdır birinin diğerinden farkı yoktur.
KOSGEB, yani küçük ve orta boylu işletmeleri destekleme ve geliştirme başkanlığı, sanayi bakanlığına bağlı bir kurum olup kobilere belirli şartlarda destek vermektedir. Bunun için en önemli kıstas firmanın KOBİ sıfatını taşıyor olmasıdır. Bunun için yıllık cirosu 40 milyon TL’nin altında ve 250’den az çalışanı olan firmalar bu kapsama girmektedir. KOSGEB’in genel destek kapsamında bulunan Belgelendirme Desteği ile Türkak akrediteli belge alan firmalar ISO 9001:2015 belgesi için 2500 TL’ye kadar hibe desteği alabilirler.
ISO 9001:2015 belgesi almak için gerekli olan belgeler, vergi levhası, oda kayıt belgesi, imza beyanı ve sicil gazetesidir.
Kamu ihale kurumundan; 27911 KAMU İHALE GENEL TEBLİĞİNDE DEĞİŞİKLİK YAPILMASINA DAİR TEBLİĞ’in 17. Maddesinde ;
MADDE 17 – Aynı Tebliğe 56.8. maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki maddeler eklenmiştir.
“56.9. Kalite yönetim sistem belgelendirilmesine ilişkin olarak ISO 9001:2008 standardı 13/11/2008 tarihinde yayımlanmış olup, 13/11/2010 tarihinden itibaren ISO 9001:2000 standardına göre verilen kalite yönetim sistem belgeleri geçersiz hale gelmiştir. İdarelerce özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde, kalite yönetim sistem belgesinin istenilmesi durumunda dokümanda ve ilanda aday veya isteklilerin ihale konusu işe ilişkin ISO 9001:2008 standardına göre alınmış kalite yönetim sistem belgelerini sunacaklarına yönelik düzenleme yapılacaktır. Bu çerçevede dokümanda ve ilanda sadece ihale konusu işe ilişkin ISO 9001 kalite yönetim sistem belgesinin sunulabileceğine yönelik düzenleme yapılması da mümkün olup aday veya istekliler tarafından ISO 9001:2008 standardına göre alınmışkalite yönetim sistem belgesinin sunulması zorunludur. Bu konuya ilişkin ayrıntılı açıklama, Kamu İhale Kurulunun 11/2/2010 tarihli ve 2010/DK.D-16 sayılı Düzenleyici Kurul Kararında yer almaktadır. Anılan Karara, Kurumun internet sayfasındaki Kamu İhale Mevzuatı bölümündeki Kamu İhale Kurulu Düzenleyici Kararları kısmındanulaşılabilir.
56.10. Özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde, kalite yönetim sistem belgesi ve çevre yönetim sistem belgesine yönelik düzenleme yapılması durumunda, bu belgeyi/belgeleri düzenleyecek belgelendirme kuruluşlarına ilişkin olarak tip idari şartnamelerin/tip ön yeterlik şartnamesinin dipnotunda yer alan metne yer verilecektir. Bu belgelerin, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludu
Buna göre ihalelerde özel imalat süreci gerektiren malların alımında ihaleyi yapan kamu kurumu tarafından ISO 9001:2015 belgesi istenebilir.
ISO 9001:2015 belgesi almak için hazırlanması gereken dokümanlar standartta belirtilen maddelere göre oluşmaktadır. Standart maddeleri için geçen “dökümante etmelidir”, “kayıt oluşturmalıdır” kelimelerinin geçtiği yerler hangi dokümanların ve kayıtların zorunlu olduğunu göstermektedir. ISO 9001:2015 için hazırlanması zorunlu dokümanlar şunlardır;
Kapsamın açık bir şekilde belirtilip yazılı hale getirilmesi (Madde: 4.3 )
KYS proseslerinin işletilmesini desteklemek için gerekli dokümante edilmiş bilgi (Madde:4.4)
Kalite politikası (Madde:5.2)
Kalite hedefleri (Madde:6.2)
KYS'nin etkili işletilmesi için gerekli dokümante edilmiş bilgi (Madde:7.5)
ISO 9001:2015 belgesini almak için standartta belirtilen şartlar kapsamında zorunlu dokümanlar hazırlanmalı, kayıtlar oluşturulmalıdır. Bu kayıt ve dokümanlar işletmede bulunan bütün bölümleri kapsar. Bu temelle bağlı bir ISO 9001:2015 sistemi kurulmalıdır. Bu sistemin kurulması için standart, bir kalite yönetim temsilcisi bulundurma zorunluluğu istememektedir. Ancak sistemin daha sağlıklı yürütülmesi için firma kendi isteğine bağlı olarak bir kalite yönetim temsilcisi bulundurabilir. Bu temsilcinin bulunması diğer bölümlerin bu sistemin hazırlanması ve yürütülmesi konusundaki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Kısaca ISO 9001:2015 kalite yönetim sistemi işletme veya kurumda bulunan; kalite kontrol, üretim, insan kaynakları, yönetim, bakım, operasyon, satış-pazarlama, sevkiyat, depo..vb bütün bölümlerin katılımıyla yürütülmesi gereken bir süreçtir.
