Adana ilinde bulunan şubenizdeki personellerimiz ile başta Adana, Mersin, Gaziantep, Hatay, Kahramanmaraş ve Osmaniye gibi illerde yine birçok ulusal ve uluslar arası pazarlarda boy gösteren bir çok fabrika ve hizmet işletmelerine İç Tetkikçi Eğitimleri vermekte ve firma istekleri doğrultusunda tüm prosesleri bağımsız bir şekilde denetleyerek firmanın güçlü ve zayıf yönlerini çıkararak yönetime rehber oluşturmaktayız. Özellikle sanayinin gelişmiş olduğu bu illerde yapmış olduğumuz çalışmalarla bölgenin kalite seviyesinde katma değer yaratmaya devam etmekteyiz. 

1. TETKİK KAVRAMLARI

Kalite ile ilgili faaliyetlerin ve sonuçlarının planlanan düzenlemelere uyup uymadığını, bu düzenlemelerin etkin olarak uygulanıp uygulanmadığının ve amaca ulaşmak için uygun olup olmadığının sistematik, tarafsız, dokümanlara ve beyanlara dayanılarak incelenmesidir. Kuruluşun bir proses veya bölümünün, kalite yönetiminin seçilmiş kısımlarının uygulama ve etkinliğinin sistematik bir araştırmasıdır.

Tetkik delilini elde etmek ve tetkik kriterlerinin ne dereceye kadar yerine getirildiklerini tayin etmek amacıyla objektif olarak değerlendirmek için bağımsız ve dokümante edilmiş bir proses

Uygunluk: Bir şartın yerine getirilmiş olmasıdır

Uygunsuzluk: Bir şartın yerine getirilmemiş olmasıdır.

Şart: Genellikle ima edilen veya zorunlu olarak beyan edilen ihtiyaç ve beklenti (Müşteri şartları, yasal şartlar, kalite yönetim sistemi standartları).

Bir tetkikte objektif delillerin sağlanması için bazı teknikler kullanılır. Bu bölümde bir tetkik hakkında söylenecek son nokta, tetkikte, belirlenen şartlara göre kanıtların incelenmesidir. Belirlenmiş şartlar aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

• Müşteri şartları (sözleşme)
• Kalite sistem şartları (el kitapları, prosedürler, talimatlar vs.)
• Kalite yönetim standartları
• Yasal şartlar
• Belgelendirme kuruluşunun kuralları.

Objektif Delil : Bir bulgunun gerçekleştiğini destekleyen veriler.

• Bir şeyin varlığını veya doğruluğunu destekleyen veri. (Duygu veya ön yargıdan etkilenmez)
• Gözlem, ölçme, muayene ve diğer yollarla elde edilebilir.(Sayılabilir, Ölçülebilir)
• Beyan ile veya dokümanlaştırılmış olabilir.(Belgelendirilebilir)
• Doğrulanabilir. (Dokümante edilmiş, gözlemlenebilir, tekrar ulaşılabilir olmalıdır)

Objektif deliller ifade edilebilen (yazılı hale getirilen) ve Kalite hakkındadır. Ancak resmiyet tarafsızlık sağlar prensibini hatırlayarak, sözle ifade edilen kanıtın güvenilirliği yeterli olmayabilir. Bu nedenle, bu tür ifadeler için dokümante edilmiş destek aramak iyi bir tetkik uygulamasıdır. Ayrıca tetkik görevlisi, ifadelerin kabul edilebilir olduğunu, yani beyanda bulunanların, bu beyanları yapma sorumluluk ve yetkisine sahip olduğunu doğrulamalıdır.

Kayıt: Gerçekleştirilen faaliyetlerin delilini sağlayan veya elde edilen sonuçları beyan eden doküman.

Minor Hata: ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM standardının herhangi bir maddesinde veya tetkik edilen birimdeki prosedürlere aykırı bir durumdur ve sistemin  tamamını  etkilemeyecek  şekildedir.

Gözlem: ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM standardının herhangi bir maddesinde veya  tetkik  edilen  birimde izlenemeyen daha  sonraki  safhalarda   kontrol  gerektiren  durumlardır. Objektif delil oluşturmaz.

Major Hata: ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM standardının herhangi bir maddesinin hiç olmaması veya standarda uygun olmaması halidir. Minor hataların bir kısmı biraraya geldiğinde major hata oluşturabilir.

2. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ TETKİKİ

Objektif delillerin incelemek ve önceden belirlenmiş şartlara olan uyumu veya diğer halleri doğrulamak amacıyla, politika, el kitabı ve belirlenmiş kurallara göre yürütülen bir sistematiği olan, PLANLAMA, UYGULAMA, RAPORLAMA ve İZLEME aşamalarından oluşan kalite yönetim sisteminin bir parçasıdır.

Basitçe söylemek gerekirse, kendi kalite yönetim sisteminin bir parçası olarak tetkik yapmak isteyen bir kuruluş, tetkik ler için bir sisteme ihtiyaç duyar. Bu sistem planlama, uygulama, rapor hazırlama, izleme vs. için gerekli prosedürleri tanımlar. Bu nedenle kaçınılmaz bir ön gereklilik olarak, bir tetkikin ne olduğu hakkında net bir bilgiye sahip olmak gereklidir.

Kalite Yönetim Sistemi Tetkiki bir kuruluşun, bir bölümünün veya prosesinin kalite sisteminin SEÇİLEN yönlerinin AMAÇ, UYGULAMA ve ETKİNLİĞİNİN sistematik olarak incelenmesidir.

Tetkik prosesinin, düzenlenme ve uygulanma şekli bakımından sistematik olması, kuruluş politikasına uyumlu olması gerekir. Tetkiklerden beklenen faydanın sağlanabilmesi için yönetimin desteği kaçınılmaz şarttır.Yönetim Sistemi tetkiklerinde yeterlilik, uygunluk ve etkinlik değerlendirilir.

Tetkik esnasında tetkik ekibinin, kuruluşun tüm faaliyetlerini, dokümanlarını, proseslerini incelemsi mümkün değildir. Bu nedenle bir tetkikte, sadece seçilmiş konular incelenebilir.tetkikin bir inceleme uygulaması olduğunu hem tetkiki yapanın hem de tetkike tabi tutulanların anlamaları gerekir. Tetkiklerde tüm uygunsuzlukların belirlenmesi beklenemez. Tetkik görevlilerinin, tetkik öncesi bu örnekleme yöntemini açıklaması gerekir.

Bir tetkik ihtiyaçlara uygunluğu doğrulamak için yapılan resmi bir faaliyettir. Tetkiklet bir kuruluşta yönetimin tüm düzeylerinde uygulanabilir. Ancak tetkik edilen faaliyetten doğrudan sorumlu olanların kendi faaliyetleri ile ilgili tetkik yapmaları uygun değildir.

Bir tetkik sırasında pek çok veri elde edilebilir. Ancak, tetkik görevlisi, sadece gerçeğe dayanan verileri kullanabilir (objektif delil). Tetkik görevlilerinin kişisel düşüncelerini yansıtması halinde yanlış anlamalar ortaya çıkabilir ve tetkik amacından sapmalar olabilir.

3. TETKİK UYGULAMA ESASLARI

1. Tetkik yazılı prosedürlere göre yapılır.

2. Yönetimin tüm seviyelerinde uygulanır.

3. Gözlemler ve dokümanlar esas alınarak yapılır.

4. Kayıtlar incelenir.

5. Bulgular objektif delillere dayandırılır.

4. TETKİK TİPLERİ

1. TARAF : Kuruluşun kendi sistemini tetkik etmesi.
2. TARAF:  Kuruluşun tedarikçilerini tetkik etmesi.
3. TARAF:  Kuruluşun tarafsız bir belgelendirme kuruluşu tarafından tetkik edilmesi.

1. Taraf tetkiklerin sebepleri: Bir kuruluşun kendi belgelendirilmiş yönetim sisteminin etkili bir şekilde çalıştığını teyit etmek için kuruluş içinde yaptığı iç tetkiklerdir.

Birinci taraf tetkikleri aşağıdaki ifadelerin yerine getirilmesi için kullanılır.

• Uygulanan Yönetim Sistem standardının gereği olarak,
• Yönetim tarafından kullanılacak bir kontrol mekanizması olarak,
• Çalışanların sisteme dahil edilmesi için,
• İyi iletişim ve bildirim için,
• Çalışanların bilinçlenmesine yardımcı olması için,
• Sürekli gelişmeyi sağladığı için,

2. Taraf tetkiklerinin sebepleri: Bir kuruluş tarafından başka bir kuruluşta üzerinde yapılan bu tetkikler, esas olarak bir organizasyonun kendi tedarikçisini denetlemesidir. Bir kuruluşun kendi tedarikçisini tetkik etmek istemesinin çeşitli nedenleri vardır.

• Tedarikçilerin seçimine ve sınıflandırılmasına yardım eder.
• Tam zamanında üretim (JIT) ve Toplam Kalite Yönetimi (TQM) vb. sistemlerin yürütülmesini sağlar.
• ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM Madde 7.4.1.’ in yerine getirilmesi için bir metottur.
• Tedarikçilerin kalite sistemlerini geliştirmelerine yardım eder.
• Tedarikçilerle karşılıklı faydaya dayalı ilişkinin gelişmesini sağlar.

Pek çok kuruluş ikinci taraf tetkiklerini, tedarikçinin zayıf noktalarını kendi birimlerine bildirmek ve bu şekilde tedarikçisine iş verilmesi halinde ilgili sözleşme ve / veya inceleme mekanizmalarını çalıştırabilmek amacıyla yapar.

3. Taraf tetkiklerinin sebepleri: 1960 ve 1970 li yıllarda kalite güvencesine duyulan ilgideki büyük artışın bir sonucu olarak giderek fazla 2. taraf tetkikleri yapılmıştır. Bazı alanlarda faaliyet gösteren kuruluşlar, gelen tetkik görevlilerine kuruluşta refakat etme görevi için personel istihdam etmek zorunda kalmıştır. Zaman ve maliyet açısından ek külfet anlamına gelen bu uygulama bağımsız belgelendirme kuruluşlarının ortaya çıkmasına neden olmuştur.

3. taraf tetkiklerinin bağımsız kuruluşlar tarafından yapılması;

• İkinci taraf tetkiklerine olan ihtiyacı azaltmış
• Uluslar arası bir standarda uyumun belgelendirilmesini sağlamıştır.

Tetkike İhtiyaç

Kuruluşlar tarafından uygulanan sistem standardının öngördüğü planlı tetkikler haricinde, sistemi etkileyen organizasyon ve proses değişiklikleri sonucu, dokümantasyon yapısında kapsamlı bir değişiklik yapıldığında tetkike ihtiyaç duyulur.

Neden kalite tetkikleri?

• Yönetime araç olması, tarafsız değerlendirme esası ile gerçek verilerin sağlanmasına yardımcı olur.
• Kalite sisteminin gelişmesine yardımcı olur.
• Kalite sisteminin uygun ve etkin unsurlarını tespit amacıyla yapılır.
• Kuruluşun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.
• Uygunsuzlukların azaltılması, önlenmesi için objektif delil sağlar.
• Kaliteye ulaşmak için uygun hazırlıkların yapıldığı konusunda güvence sağlar.
• Ürünlerin kullanıma uygun ve kullanıcı için güvenli olduğu konusunda güvence sağlar.
• Kanunların ve mevzuatın yerine getirildiği konusunda güvence sağlar.
• Spesifikasyonlara uygunluğun varlığı konusunda güvence sağlar.
• Dokümanların yeterliliği ve takibi konusunda güvence sağlar.
• Gelişme için imkanların belirlenmesine yardımcı olur.
• Yönetim sistemlerinin statüsü, prosedürleri, metotlar ve eğitim imkanları hakkında önyargılı düşünceleri düzeltir. (Üst ve orta yönetim çoğu kez kendi operasyonlarını pembe gözlükle görür).
• Haberleşmeyi geliştirir, üst yönetime doğrudan rapor sağlar.
• Sözleşme şartlarının yerine getirilebilirliğinin doğrulanmasını sağlar.
• Kalite sisteminin etkinliğinin doğrulanmasını sağlar.
• Tetkike taraf personele faydalı bir eğitim olur.
• Çalışanların uyguladıkları faaliyetlerle ilgili sorumluluklarını geliştirilmesi amacıyla yapılır.

Etkin Bir Tetkik İçin Temel Şartlar

• Üst yönetime destek
• Eğitimli tetkikçiler
• Tetkik edilen faaliyetten bağımsız tetkik ekibi
• İmkanlara, dokümanlara ve personele zamanında ulaşabilme imkanı
• Yönetimin bütün seviyelerine ulaşabilme.
• Tanımlanmış tetkik prosesi

Tetkik Sıklığının Belirlenmesi

• Uygulamaların eski ya da yeni oluşu
• Bir önceki tetkik sonuçları, bulgular
• Faaliyetlerin sistemi etkileme derecesi
• Yönetimin isteği
• Organizasyon yapısı
• Dokümantasyon değişiklikleri

4. TETKİK GÖREVLİSİ VE ROLÜ

İç Tetkik Görevlisi:

1. Prosedür ve sistemlerin geliştirilmesinde yardımcıdır.
2. Sistemi iyi bilir ancak sınırlı yetkiye sahiptir.
3. Kendi kuruluşu ile ilgili düzeltici önleyici faaliyetler için daha sağlıklı karar verir ve daha fazla özgürdür.

2. Taraf Tetkik Görevlisi:

1. Tedarikçilerin uyguladıkları prosedürleri geliştirmeye fırsat verir.
2. Müşteriyi temsil ettiği için daha yetkili görünür.
3. Gizliliğe uymalıdır.

Tetkik Görevlisinin Nitelikleri

• Kuruluş içi kalite tetkikçisi eğitimi almış olmalıdır.
• Yasal Şartlar konusunda bilgili olmalıdır.
• Prosesi anlamalı ve analiz edebilmelidir.
• Proseslerin etkileşimlerini anlamalıdır.
• Ekip çalışması yapabilmelidir.
• Tetkik amaçlarından sapmamalıdır.
• İyi bir gözlemci olmalıdır.
• Tarafsız olmalıdır.
• Güler yüzlü olmalıdır.
• Sır saklayabilmelidir.
• Duygularıyla değil objektif delillerle hareket etmelidir.
• Yargılayıcı olmamalıdır.
• Gerektiğinde uzman bir kişi ekipte olmalıdır.

5. TETKİK AŞAMALARI

1. Hazırlık
2. Tetkikin yürütülmesi
3. Raporlama ve gerektiğinde takip faaliyetleri

1.  BÖLÜM: HAZIRLIK SAFHASI

Yeterlilik Tetkiki: Kuruluşun dokümante edilmiş kalite sisteminin ilgili standarda uygun olup olmadığının belirlenmesi için yapılan tetkik. Yeterlilik tetkiki dokümanların, standardın maddelerini karşılama durumunu tespit amacıyla yapılır. Belirsiz, iki anlamlı ya da anlaşılır olmayan noktaların tespiti ve açıklığa kavuşturulması ana amaçtır. Bu tetkik yapılırken bir yeterlilik tablosunun kullanılmasında fayda vardır.

Tetkik edilecek kalite yönetim sistemi elemanları

Kişiler: sistemi ve ilgili dokümanları bilmeli.

Prosesler: tanımlanmalı

Malzeme: Belirlenmeli

Teçhizat ve makinalar : temin edilmeli.

Dokümanlar: oluşturulmalı.

1. Tetkikin Planlanması: tetkikin planlanması ile tetkikin yürütülmesi ile ilgili ana aşamalar belirlenir. Tetkiklerin yürütülmesinde öncelikle iki hususun kararlaştırılması gerekir.

1- Tetkikin Amacı: Kalite yönetim sistemine uygunluk tetkiki, proses tetkiki, ürün tetkiki ya da takip tetkiki olmak üzere tetkikin amacı belirlenir.

2- Tetkikin Kapsamı: Ürün siparişlerinden, teslimatına kadar olan proseslerden hangilerinin tetkik edileceği veya uygulanan standart şartlarından tetkik edilecek olanların tespiti ile tetkik kapsamı belirlenir. 2. taraf tetkiklerde; kapsamı genellikle müşteri belirler.

Tetkikin planlanması aşamasında yerine getirilecek diğer faaliyetler aşağıdaki şekilde özetlenmiştir.

• Tetkik Ekibinin Belirlenmesi: tetkik birden fazla kişi ile yürütülüyorsa, ekip liderinin belirlenmesi gerekir. Ekipte yer alan tetkikçiler, tetkik edilecek sistemle ve proseslerle ilgili yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olmalıdır.

2. Tetkik Programının Hazırlanması: Tetkikle ilgili dokümantasyonun incelenmemesini takriben, tetkik planı ekip lideri tarafından tetkikle ilgili detaylı bilgileri içerecek şekilde hazırlanır. Öncelikle tetkikle ilgili stratejiye/tetkik planına karar verilir.

• Tetkik, belirli bir siparişin takibi şeklinde olabilir. (Baştan sona)
• Tetkik, bitmiş üründen başa doğru olabilir. (Sondan başa) Ancak bu yöntem çok rapor üretir.
• Tetkik, belli bir problemi çözmek için tüm ihtimallerin araştırılması şeklinde yapılabilir. (Kombinasyon)
• Tetkik, planı ve amacı olmaksızın rasgele yürütülebilir. (Serbest yürütme / Profesyonel olmayan)

Soru Listeleri: Tetkiklerde soru listeleri kullanımının başlıca amacı, tetkikin kapsamının belirlenmesi ve sürekliliğinin sağlanmasında tetkik görevlisine yardım etmek olup bu listeler, tetkik esnasında bilgiye dayalı sonuca erişilmesinde zaman kazandıracaktır. Soru listesi, tetkikin amacı ve kapsamı göz önüne alınarak hazırlanmalı ve mümkün olduğunca tetkike ait sonuçları yansıtır nitelikte olmalıdır.

Soru listeleri, her bir bölüm ya da proses için ayrı ayrı hazırlanabildiği gibi, tüm sistemi yansıtacak kapsamda da hazırlanabilmektedir. Soru listeleri, aynı zamanda bir hafıza yardımcısıdır.

Soru listeleri; belirlenmiş bir hedefe yönelik olarak tetkikte kullanılmak üzere tetkik öncesinde hazırlanır veya matbu formdan hazırlanmış listeler güncelleştirilerek kullanılır.

• Hatırlatma aracıdır.
• Kısa ve özlüdür.
• Genel amaçlı soru listesi olabileceği gibi, her bir saha için ayrı soru listesi de olabilir.
• Tetkik görevlileri veya firmanın bu konuda eğitimli personeli tarafından hazırlanır.
• Tetkikle ilgili tüm konuları kapsar.

Soru Listelerini Kullanmanın Faydaları:

• Tetkik hedeflerine kararlı bir şekilde ulaşmayı sağlar.
• Sistematik ve disiplinli bir çalışma ortamı sağlar.
• Yeni tetkik görevlileri için sistemin öğrenilmesi için fayda sağlar.
• Aynı faaliyetin tekrar yapılmasını önler.
• Tetkik kapsamını tanımlar.
• Tüm konulara değinilip değinilmediğini gösterir.
• Tetkik için bir iskelet oluşturur.
• Zaman yönetimi için yardımcıdır.
• Tetkikte akıcılık ve süreklilik sağlar.

Soru Listesi Kullanmanın Dezavantajları:

• İşaretleme listesine dönüşebilir.
• Bir çok evet / hayır sorusu ile dolu olabilir.
• Konu soru listesinde yok ise, uygulama ile ilgili hususlar atlanabilir.
• Tetkikçi insiyatifini kaybeder.

Sonuç Olarak Tetkik Hazırlık Aşamasında Aşağıdaki Faaliyetler Yürütülür:

• Yeterlilik tetkiki
• Tetkik planı hazırlanır, tetkikin amacı belirlenir.
• Tetkik kapsamı belirlenir
• Prosesleri tanımlanır
• Proseslerin etkileşimi tanımlanır.
• Tetkik temeli / kriteri belirlenir
• Ekip lideri tayin edilir.
• Önceki tetkike ait sonuçlar incelenir.
• Güncel problemler dikkate alınır.
• Yönetimin öncelikleri dikkate alınır.
• Tetkik edilen ile temasa geçilir ve tarihlerin teyidi alınır.
• Gerekli ise tetkik edilen ziyaret edilir.
• Detaylı tetkik programı hazırlanır.
• Tetkik ekibine bilgi verilir.
• Soru listeleri hazırlanır veya hazır soru listeleri güncelleştirilerek kullanılır.

2. BÖLÜM: TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ

• Açılış toplantısı
• Tetkikin gerçekleştirilmesi
• Bulguların gözden geçirilmesi ve raporlama

1. Açılış Toplantısı

Tetkik öncesi yapılır. Profesyonel yaklaşım için, zamanında tüm tetkik ekibi aynı anda ilgili yere ulaşmalıdır.

Açılış toplantısına tetkik edilecek faaliyetten sorumlu kişiler katılır ve 10-15 dakika sürer. Toplantı gündemi, ekip lideri tarafından hazırlanır ve yönetilir.

Açılış toplantısında görüşülen konular:

• Tanışma
• Tetkikin amacı ve kapsamı
• Uygunsuzluğun tanımı yapılmalı
• Tetkik programı hakkında bilgi verme
• Rehber belirlenmesi
• Destek temini
• Açıklayıcı Bilgiler
• Raporlandırma
• Gizlilik
• Sınırlandırma

2. Tetkikin Gerçekleştirilmesi

Tetkik edilecek faaliyetten sorumlu kişi ile doğrudan temasa geçilerek tetkike başlanır.

• Tetkik görevlisi olarak görmek istediğinizi açıklayın
• Gerekiyorsa derinlemesine araştırın.
• Bölüm sorumlularından bilgi alın, programın yürütülmesini kararlaştırın.
• Gerekiyorsa diğer çalışanlarla görüşün.
• Herhangi bir uygunsuzluk yoksa programa devam edin, örneklemenin yeterli olup olmadığına karar verin,
• Bir problemin varlığından şüphelenirseniz, derinlemesine araştırma yapın, ancak hangi bölümlere daha az zaman ayıracağınıza karar verin.
• Konun muhatabı ile tetkik yapın, ilgisiz kişilerle  tetkik yapmayın
• Objektif delillere ulaşmaya çalışın.
• Gözlemleri ve bulguları kaydedin.
• Açık anlaşılabilir sorular sorun.
• Dokümanlardan, kayıtlardan ve soru listelerinden faydalanın
• Notlar alın.
• Olayları gözlemleyin.

Soru Çeşitleri

• Açık sorular 5N 1K (Kim, ne, nerede, nasıl, niçin, ne zaman): Düşünmeye ve muhakeme etmeye yardımcı olur.
• Takip Soruları: Konuyu takip ettiğinizi, dinlediğinizi belirtir, konunun detaylandırılmasını sağlar.
• Kapalı Sorular: Sonucu ‘Evet’ ya da ‘Hayır’ olan sorulardır, sıkça sormaktan kaçınılmalıdır sadece teyit almak için kullanımı uygundur.

Tetkik sırasında ‘Lütfen’, ‘Teşekkür ederim’, ‘Müsaade eder misiniz?’ kelimeleri hiçbir zaman unutulmamalıdır.

3. BÖLÜM: TETKİK ESNASINDA KAYIT TUTULMASI

Objektif delillerin kaydedilmesi:

• Tetkik edilen tarafından verilen bilgiler
• Doküman numaraları ve revizyonları
• Ürün ve hizmetle ilgili tanımlayıcılar
• Bölümler
• Tetkik edilenin adı

Tetkik Görevlileri Tarafından Tutulan Notlar;

• Derhal yapılacak araştırmalarda
• Tetkikin ilerleyen aşamalarında
• Daha sonraki tetkikler için, referans olarak kullanılabilir.

Bu sebeple notlar okunabilir ve teyit edilebilir nitelikte olmalıdır.

Uygunsuzluk

Tetkikçi bu aşamada bulduğu uygunsuzluklara dair objektif delil ve bulguları raporuna kaydetmelidir. Burada uygunsuzlukların büyüklüğünü ve oluşma sıklığını belirtmelidir.

Gözlemler

Tetkikçi mevcut sistemde tanımlanmamış tavsiye niteliğindeki iyileştirme fırsatlarına yönelik olan gözlemlerini tetkik sonucunda sunmak üzere kaydedebilir.

Raporlama ve Etkinlik Kontrolü

• Uygunsuzluk formunun doldurulması
• Düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi
• Sistem etkinliğinin değerlendirilmesi
• Tetkik raporunun hazırlanması
• Kapanış toplantısı
• Takip tetkikinin yapılması

Uygunsuzluk Formunun Doldurulması

Bir uygunsuzluk formu aşağıdaki bilgileri içermelidir;

• Gerçeklerin ifade edilmesi
• Tespit edildiği yer
• Niçin bir uygunsuzluk olduğu
• Orada kimler mevcuttu
• Yerel terminoloji
• Düzeltici faaliyetin tanımlanması

Düzeltici Faaliyetler

• Tetkik edilen birim, uygunsuzluğu düzeltmek ve uygunsuzluğun sebebini ortadan kaldırmakla sorumludur.
• Tetkik edilen birim ile uygulama ve zaman üzerinde anlaşma sağlanmalıdır.
• Uygunsuzlukların sebepleri hedef alınmalıdır.
• Gerçekçi uygulama süreleri belirlenmelidir.
• Uygunsuzluklar belirlenen zamanlarda tamamlanmalıdır.
• Düzeltici faaliyetler takip tetkiklerinden önce tamamlanmış olmalıdır.

Tetkik Raporları ve Kayıtlar

Bir tektik raporunda tetkik konuları, tetkik kapsamı, bulgular ve sonuçlar belirtilmelidir. Tetkik raporu tetkik prosesinin başlıca çıktısıdır ve tetkik sırasında bulunmayan ve tetkik konusunda başka bir bilgiye sahip olmayan insanlar tarafından da okunacak ve kullanılabilecektir. Bu nedenle, tetkik raporunun sadece bulunan uygunsuzluklar konusunda değil, tüm tetkik konusunda dengeli bir resim vermesi önemlidir. Bir tetkik raporu, ilgili tüm kişilerin kullanımı için hazırlanmalıdır. Raporlama için kullanılan formlar kuruluşlara göre değişiklik gösterebilir.

Bir tetkik raporunda aşağıdaki hususlar yer almalıdır.

• Tetkike referans dokümanlar
• Amaç, kapsam
• Tetkik programı
• Uygunsuzluk raporları
• Onay
• Tetkik sırasında görüşülen personelin adları
• Tetkik edilen hakkında detaylar
• Tetkik görevlilerinin adları
• Tetkik soru listesi
• Öneriler
• Dağıtımalanları

Kapanış Toplantıları

Kapanış toplantısı, tetkik işleminin sonuç toplantısıdır ve tetkik işlemiyle ilgili bulguların ve sonuçların ekip tarafından tetkik edilene ve sorumlu kişilere resmen takdimidir. Kapanış toplantısının amacı; uygunsuzlukları ve gözlemleri görüşerek yanlış anlamaları ortadan kaldırmaktır. Kapanış toplantısına;

• Tetkikçi, varsa rehber ve gerektiğinde diğer yöneticiler katılır.
• 20-25 dakika sürer
• Kısa bir teşekkür konuşması yapılır.
• Uygunsuzluklar objektif delillerle açıklanır
• Tetkik sonuçları açıklanır.
• Olumlu bulgular da ifade edilir.

Takip tetkikleri

Uygunsuzlukların giderilip giderilmediğinin kontrolü amacıyla yapılan tetkiklerdir. Takip tetkiklerinde ;

• Uygulanan düzeltici faaliyetlerin doğrulanması ve uygunsuzlukların kapatılması gerekir
• Takip tetkikleri kısa ve uzun dönem etkinliğinin sağlanması için yapılır.
• Takip işlemi detaylarının kayıt edilmesi gerekir.
• Uygunsuzluk formlarının takip bölümünün kapatılması gerekir.